Heb jij te maken met ongewenst gedrag of integriteitsschendingen? Of heb jij het vermoeden dat dit plaats vindt? Deze handreiking helpt jou te bepalen of hier sprake van is en welke stappen je kunt ondernemen. We geven je de tools om ongewenst gedrag zelf aan te pakken en beschrijven wie jij kan inschakelen om je te helpen.
Voor wie is deze handreiking voor ongewenst gedrag?
Deze handreiking is speciaal opgesteld voor medewerkers en leidinggevenden die ongewenste omgangsvormen ervaren, het vermoeden hebben van een integriteitsschending of de sociale veiligheid op werk als onveilig ervaren. Deze handreiking kan je zien als naslagwerk en is voor zowel direct betrokkenen als voor bijstanders.
Hoe werkt deze handreiking
Dit naslagwerk is een in feite een beknopt overzicht. Vanuit dit startpunt kan je wanneer gewenst over ieder onderwerp verdiepende content vinden op onze kennisbank. In de zoekfunctie kun jij over ieder relevant thema gewenste informatie vinden en zelf een situatie oplossen. een aantal voorbeelden van onderwerpen zijn: Pesten en wat te doen tegen pesten, machtmisbruik, chantage, maar ook bijvoorbeeld wat is een gedragscode
Is er sprake van ongewenste omgangsvormen vermoeden van een integriteitsschending?
Ongewenste omgangsvormen:
Er is sprake van ongewenste omgangsvorm als de betrokkene het zo ervaart. Het gaat dus niet om de intentie van de ‘dader’ maar hoe het voor de ontvanger is. Ongewenste omgangsvormen raakt een individu of een groep mensen. Het verschil met een integriteitsschending is dat hierbij de organisatie, maatschappij of het milieu wordt geschaad. Bij ongewenste omgangsvormen maken we het onderscheid tussen de volgende uitingen:
- Intimidatie: gedrag waarmee de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende of kwetsende omgeving neergezet wordt.
- Pesten: eigenlijk alle vormen van intimiderend gedrag maar dat structureel van aard is.
- Agressie en geweld: gedrag waarbij iemand psychisch of fysiek wordt aangevallen.
- Discriminatie: elke vorm van onderscheid of uitsluiting of ongelijke behandeling op basis van kenmerken (als gender, etniciteit, leeftijd, arbeidsduur of -contract, LHBTIQ+, politieke- of geloofsovertuiging) die niet relevant zijn.
- Seksuele intimidatie: verschil met intimidatie zit in de seksuele aard van de intimidatie. Uitingen kunnen fysiek als verbaal zijn, denk aan schuine moppen, intieme vragen stellen of ongewenste aanrakingen.
Integriteitsschendingen: Er is sprake van een integriteitsschending als de organisatie, maatschappij of het milieu schade ondervindt. De melder of klokkenluider ondervindt er niet altijd direct zelf last van. Echter kan de melder of klokkenluider wel nadelige gevolgen ervaren zodra die persoon de melding doet. Om die reden is het belangrijk om professionale hulp van bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon in te schakelen.
Bij integriteitsschendingen wordt het volgende onderscheid gemaakt:
- Misstanden voor maatschappij: denk aan milieuschendingen of zaken die gevaarlijk zijn voor de volksgezondheid
- Inbreuk op EU-recht: denk aan overtreden van de Europese aanbestedingsregels
- Schendingen: Denk aan fraude, diefstal, of onjuist gebruik van bedrijfsmiddelen
- Onregelmatigheden: het aannemen van presentjes of uitvoeren van nevenactiviteiten of belangenverstrengeling.
Herkennen en erkennen van ongewenst gedrag
Het is belangrijk voor medewerkers, leidinggevenden en bijstanders om zo vroeg mogelijk ongewenst gedrag te herkennen en om dit aan te kaarten. Het op tijd bespreekbaar maken van ongewenst gedrag zorgt voor de-escalatie van de situatie en hiermee voorkom je een sneeuwbaleffect. Het niet tijdig aankaarten of bespreekbaar maken van ongewenst gedrag kan ervoor zorgen dat ongewenste omgangsvormen erger worden of onderdeel worden van een afdelingscultuur of zelfs organisatiecultuur. Wees er dus op tijd bij en leer ongewenste omgangsvormen te herkennen!
Heb jij het idee dat sprake is van één van bovengenoemde ongewenste omgangsvormen of integriteitsschendingen? Lees hieronder verder welke stappen jij kunt ondernemen.
Welke stappen kan jij nemen tegen ongewenst gedrag
Bij ongewenste omgangsvormen:
- Erken het Probleem: Het kan moeilijk zijn om te accepteren dat je het ’slachtoffer’ bent van ongewenst gedrag, vooral als het subtiel is. Maar de eerste stap naar het aanpakken van het probleem is het erkennen en accepteren.
- Trek een grens: Als je je comfortabel genoeg voelt, confronteer dan de dader(s) direct. Leg rustig en duidelijk uit welk gedrag je als ongewenst ervaart en hoe dit je beïnvloedt. Soms zijn mensen zich niet bewust van de impact van hun acties en hoe eerder je ongewenst gedrag aanpakt hoe beter.
- Praat erover: Het opkroppen van je gevoelens kan schadelijk zijn voor je mentale welzijn. Zoek iemand die je vertrouwt – een collega, vriend, familielid of de vertrouwenspersoon op je werk – en deel je ervaringen en gevoelens. Deze mensen kunnen wellicht ook helpen bij de oplossing van de situatie
- Documenteer alles: Begin tijdslijn van alle incidenten. Noteer data, tijden, locaties, betrokken personen, getuigen en een gedetailleerde beschrijving van wat er is gebeurd. Dit kan je niet alleen helpen om het gedrag concreet te maken en te helpen in een gesprek, maar kan ook dienen als bewijsmateriaal mocht je besluiten verdere stappen te ondernemen.
- Zoek ondersteuning: Je hoeft dit niet alleen te doorstaan. Neem contact op met één van de vertrouwenspersonen van Trustlr via het contactformulier (of met een interne vertrouwenspersoon binnen je organisatie). Je hebt een vrije keuze, dus kies iemand bij wie jij je prettig voelt. Zij kunnen je begeleiden, adviseren en ondersteunen.
- Meld het: Als het pesten aanhoudt en je geen vooruitgang ziet, maak dan een officiële melding. Dit kan bij je leidinggevende, de vertrouwenspersoon, HR of, indien aanwezig, een klachtencommissie. Zorg ervoor dat je je gedocumenteerde bewijs bij de hand hebt.
Bij integriteitsschendingen:
- Signaleer en erken: Niet integer handelen is soms lastig te herkennen. Soms vallen integriteitsschendingen buiten het gezichtsveld van medewerkers of soms handelen personen onbewust niet integer. De eerste stap is naar het aanpakken is de situatie te signaleren en te erkennen.
- Neem actie: Hoewel jij mogelijk niet direct hinder ondervindt van de situatie, kunnen integriteitsschendingen ernstige gevolgen hebben voor de organisatie, vooral als er geen actie wordt ondernomen.
- Praat erover: Open communicatie is cruciaal. Overweeg het vermoeden bespreekbaar te maken, vooral bij zaken als mogelijke belangenverstrengeling. Een openhartig gesprek kan veel misverstanden wegnemen. Echter, bij ernstige schendingen of als je vermoedt dat er opzet in het spel is, is het raadzaam om eerst advies te zoeken. Deel je vermoedens met een vertrouwenspersoon, collega, vriend of familielid die je kan adviseren over de beste vervolgstappen.
- Meld het: Overweeg te melden bij een specifiek ingericht meldpunt zoals compliance, je leidinggevende of de vertrouwenspersoon. Helaas kan het voorkomen dat melders negatieve gevolgen ondervinden. Overweeg de risico’s, vooral als hoger management betrokken is en er opzet in het spel is. Je kunt ervoor kiezen om anoniem en/of vertrouwelijk melden. Bij anoniem melden weet niemand wie de melding heeft gedaan, bij vertrouwelijk melden weet de vertrouwenspersoon wie je bent, maar zal diegene jouw identiteit geheim houden.
- Neem het probleem niet over: Het is belangrijk om actie te ondernemen, maar het is goed om te beseffen dat het probleem bij de organisatie ligt. Zorg voor je eigen welzijn en zorg ervoor dat je niet overweldigd raakt door de situatie.
Wil je met een onafhankelijke persoon in gesprek die je ondersteuning bied bij een lastige situatie, dan kan de vertrouwenspersoon uitkomst bieden.
In gesprek met de vertrouwenspersoon
Het eerste gesprek met de vertrouwenspersoon dient in eerste instantie om jou in een veilige omgeving een luisterend oor te bieden. Jij kan je hart luchten en samen kijken jullie naar de situatie. Soms kan het helpen een tijdlijn te maken. Dat helpt bij het overzicht en legt ook bepaalde kenmerken bloot. Zoals of ongewenst structureel van aard is of slechts een incident. Betreft het pesten of discriminatie? Ook dat helpt om de volgende stap te bepalen.
Samen met de vertrouwenspersoon ontdek jij de verschillende mogelijkheden en bedenk jij de volgende stap waar jij je prettig bij voelt. Een optie is om nog niets te doen, het gesprek aan te gaan met betrokkenen, een klacht in te dienen of zelfs een formele melding te doen. Een melding kan intern worden gedaan, maar ook extern.
Gesprek blijft vertrouwelijk
Het gesprek met de vertrouwenspersoon is vertrouwelijk. Jouw werkgever zal zonder jouw toestemming geen kennis nemen van de inhoud van het gesprek. Bij meerdere meldingen echter binnen één organisatie, is het gebruikelijk dat trends en ontwikkelingen worden besproken met het management en/of het bestuur middels een jaarverslag. Alleen met jouw toestemming geven wij openheid over jouw situatie.
Jouw melding blijft vertrouwelijk, tenzij er sprake is van een misdrijf. In dat geval heeft een vertrouwenspersoon geen verschoningsrecht, wat betekent dat de vertrouwenspersoon zich niet kan beroepen op zijn beroepsgeheim zoals een advocaat of arts dat kan doen.
Succes!
Met deze handreiking hopen we jou voldoende handvatten te hebben gegeven om de situatie in te schatten en de volgende stappen te bepalen. We geloven in de empowerment van medewerkers en leidinggevenden, zodat je zelf in de regie bent en blijft. Mocht je liever hulp willen, dan zijn wij er voor jou!
