Wat is een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk persoon waar medewerkers van een organisatie bij terecht kunnen met vragen of zaken die gaan over integriteitskwesties of grensoverschrijdend gedrag. Een vertrouwenspersoon kan zowel een medewerker zijn, een interne vertrouwenspersoon, als een externe vertrouwenspersoon zijn.
De vertrouwenspersoon draagt bij aan een veilige omgeving waarin de medewerker met de vertrouwenspersoon het gesprek kan voeren. De onderwerpen waarvoor je bij een vertrouwenspersoon terecht kan zijn:
Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen:
Vertrouwenspersoon integriteit:
- Zakelijk integer handelen
De vertrouwenspersoon luistert, adviseert en ondersteunt medewerkers bij het vinden van mogelijke oplossingen en verwijst, indien nodig, door naar andere relevante instanties. Daarnaast geven vertrouwenspersonen voorlichting over ongewenste omgangsvormen en integriteit en geven zij het bestuur en management gevraagd én ongevraagd advies.
Waarom is een vertrouwenspersoon belangrijk?
Ongeveer een miljoen medewerkers (bron: TNO en CBS) hebben last van ongewenste omgangsvormen op de werkvloer. Denk hierbij aan (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten, agressie en geweld. Diverse onderzoeken van o.a. TNO, CBS en Motivaction wijzen uit dat ongeveer 22-26% van de medewerkers in 2022 te maken had met een langdurig conflict of met ongewenste omgangsvormen. Deze situaties hebben een aanzienlijke impact op zowel de werksfeer als de gezondheid van medewerkers. Daarnaast kunnen integriteitskwesties, ongeacht hun omvang, zich voordoen binnen elke organisatie en hebben deze een significante invloed. Het hebben van een vertrouwenspersoon is een effectieve en toegankelijke voorziening waar medewerkers hun klachten kunnen bespreken, een luisterend oor kunnen vinden en geïnformeerd kunnen worden over de beschikbare mogelijkheden. De vertrouwenspersoon helpt mee aan het creëren van een veilige en fijne werkomgeving en het bevorderen van het welzijn van medewerkers, met als positief effect voor organisaties, naast het bevorderen van een goede werksfeer, het terugdringen van verloop en verzuim.
Vertrouwenspersoon: Veiligheid en welzijn van medewerkers
Door een vertrouwenspersoon beschikbaar te stellen, zorgt een organisatie ervoor dat medewerkers zich gehoord en gesteund voelen. Dit draagt bij aan hun welzijn op het werk. Een onveilige werkomgeving leidt tot een hoog personeelsverloop en lagere productiviteit. De inzet van een vertrouwenspersoon speelt een cruciale rol in het streven naar een positief werkklimaat en draagt daarmee bij aan het welzijn van medewerkers en het succes van de organisatie.
Vertrouwenspersoon: Preventie en vroegtijdige interventie
Een vertrouwenspersoon speelt een cruciale rol bij het voorkomen en vroegtijdig aanpakken van ongewenst gedrag, fraude en misstanden. Door bewustwording te creëren, voorlichting te geven en medewerkers te informeren over omgangsvormen, kan een vertrouwenspersoon bijdragen aan het voorkomen van incidenten. Bovendien kunnen medewerkers met zorgen of signalen van ongewenst gedrag en misstanden tijdig bij de vertrouwenspersoon terecht, waardoor er snel actie kan worden ondernomen. Hierdoor kan vaak worden voorkomen dat een situatie escaleert. Een geëscaleerde situatie gaat namelijk veelal gepaard met hoge kosten voor de werkgever, bijvoorbeeld door uitval, ziekteverzuim, onderzoek en eventuele juridische kosten. Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon binnen een organisatie goed zichtbaar is, omdat dit een drempelverlagend effect heeft. Een gesprek met een luisterend oor en eventueel wat tips zijn in veel gevallen al voldoende voor een medewerker. Het vertrouwen tussen medewerkers en de vertrouwenspersoon is essentieel voor succesvolle ondersteuning en begeleiding.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Vertrouwenspersoon en vertrouwelijkheid
Een vertrouwenspersoon is neutraal en onafhankelijk, iemand die de vertrouwelijkheid van gesprekken waarborgt. Vaak zie je in organisaties dat een leidinggevende, directielid of HR-adviseur de rol van vertrouwenspersoon op zicht neemt. Echter zorgt dit voor een onwenselijke en zelfs onveilige situatie, hoe goed de intenties ook zijn, omdat leidinggevenden, directieleden en HR-adviseurs in hun eigenlijke functie altijd het belang van de werkgever dienen. Medewerkers moeten vrijuit kunnen spreken zonder angst voor negatieve gevolgen of repercussies.
Vertrouwenspersoon en de bevordering van een positieve werkcultuur
Door een vertrouwenspersoon beschikbaar te stellen, laat een organisatie zien dat deze de veiligheid en het welzijn van medewerkers serieus neemt. Dit draagt bij aan het creëren van een positieve werkcultuur waarin respect, openheid en vertrouwen centraal staan. Het bevordert een werkomgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen en optimaal kunnen presteren. De werkgever laat hiermee zien dat een gezonde werkcultuur belangrijk is voor de organisatie en dit kan het vertrouwen van medewerkers, afnemers (klanten, cliënten, patiënten, leerlingen) en andere stakeholders vergroten.
Vertrouwenspersoon en kostenbesparing
Een belangrijk voordeel van het hebben van een vertrouwenspersoon is de mogelijkheid tot tijdige interventie bij ongewenst gedrag en integriteitskwesties. Door actief te reageren op meldingen en signalen kan de vertrouwenspersoon helpen om situaties te de-escaleren en verdere escalatie te voorkomen. Dit heeft niet alleen positieve gevolgen voor de werkomgeving en het welzijn van medewerkers, maar kan ook aanzienlijke kostenbesparingen met zich meebrengen. Wanneer ongewenst gedrag niet tijdig wordt aangepakt, kan dit leiden tot langdurige conflicten, spanningen op de werkvloer en zelfs juridische procedures. Deze situaties brengen vaak aanzienlijke kosten met zich mee, zoals kosten voor verzuim, juridische verdediging, schadevergoedingen en leidt daarnaast tot mogelijke reputatieschade van een organisatie.
Door de inzet van een vertrouwenspersoon die snel en effectief kan reageren op meldingen, kunnen organisaties deze kosten vermijden of minimaliseren. De vertrouwenspersoon kan pro-actief optreden, begeleiding bieden aan betrokken partijen, bemiddelen en indien nodig doorverwijzen.
De meest voorkomende beroepsziekte in Nederland vallen onder de categorie Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) zorgt voor een derde van het totale ziekteverzuim. Werkgerelateerde psychische klachten dragen in grote mate bij aan dit verzuimcijfer.
Vertrouwenspersoon en naleven van wet- en regelgeving
Momenteel spelen veel ontwikkelingen in de wetgeving rondom psychosociale arbeidsbelasting. Het is momenteel nog niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen, echter wordt die wetgeving nu wel voorbereid. Op 23 mei 2023 heeft de Tweede Kamer het initiatiefwetsvoorstel van Groen Links aangenomen en behandelt de Eerste Kamer deze nu. In dit wetsvoorstel staat dat het voor alle organisaties met tien of meer medewerkers verplicht wordt om medewerkers toegang te bieden tot een vertrouwenspersoon. Ook worden bepaalde eisen gesteld aan de kwalificaties van een vertrouwenspersoon. Als de Eerste Kamer het voorstel aanneemt krijgen organisatie waarschijnlijk twaalf tot achttien maanden de tijd voor implementatie. Voor bedrijven met vijftig of meer medewerkers is het zelfs al verplicht om een meldingsregeling in te stellen die medewerkers toegang biedt tot een vertrouwelijke adviseur, volgens het Huis voor Klokkenluiders. Deze ontwikkelingen benadrukken het belang en de urgentie van het hebben van een vertrouwenspersoon in organisaties.
Hoewel het momenteel nog niet wettelijk verplicht is, controleert de Arbeidsinspectie al op de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon in alle organisaties. Dit komt omdat een vertrouwenspersoon een effectief middel is dat werkgevers in staat stelt om een veilige werkomgeving te creëren en bij wet verplicht beleid te voeren op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting. Het is daarom van groot belang om proactief te handelen en een vertrouwenspersoon aan te stellen, zelfs als vertrouwenspersoon nog niet wettelijk verplicht is.
Het landschap van wetgeving omtrent vertrouwenspersonen en psychosociale arbeidsbelasting is voortdurend in beweging. Als je op de hoogte wil blijven van de actuele en toekomstige wetgeving op dit gebied, kan je via onderstaande link meer te weten komen over de laatste ontwikkelingen en wetgeving omtrent vertrouwenspersonen en psychosociale arbeidsbelasting: Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en vertrouwenspersoon integriteit
De taken van een vertrouwenspersoon integriteit en een vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen zijn grotendeels vergelijkbaar met elkaar, er zijn echter een aantal belangrijke verschillen. Bij ongewenste omgangsvormen richt de vertrouwenspersoon zich op klachten van individuele medewerkers die hinder ondervinden van het gedrag. Bij integriteitskwesties gaat het om zaken die het maatschappelijk of organisatiebelang raken. De melder kan hierin een afgeleid belang hebben, zoals bij het melden van misstanden of onregelmatigheden zoals diefstal en fraude
Dezelfde vertrouwenspersoon kan vaak in beide gevallen optreden.
Rol als intermediair
In gevallen waar de melder zijn identiteit niet wil bekendmaken, kan de Vertrouwenspersoon Integriteit namens de melder de melding doen bij het management. Hier treedt de vertrouwenspersoon op als intermediair tussen de melder en de organisatie bij het onderzoek naar de melding. Het doel is de organisatie de gelegenheid te geven de vermoedelijke misstand te onderzoeken en passende maatregelen te treffen.
Verwijzing naar instanties
De vertrouwenspersoon Integriteit kan medewerkers doorverwijzen naar instanties. Denk hierbij aan juridische instanties of toezichthoudende instanties. Of specifiek naar het adviespunt Klokkenluiders van het Huis voor Klokkenluiders. Dit geeft aan dat de vertrouwenspersoon een breder werkgebied heeft en kennis op andere rechtsgebieden en onderzoeksmethoden nodig heeft.
Daarnaast geldt ook voor de Vertrouwenspersoon Integriteit dat de informatie vertrouwelijk is, tenzij er sprake is van gewetensnood, strafbare feiten, ambtsdelicten of afspraken met de opdrachtgever die de geheimhoudingsplicht doorbreken. De vertrouwenspersoon informeert de medewerker vooraf over de werkwijze en bespreekt of er sprake is van melden of sparren. Het advies kan gevraagd worden door zowel medewerkers als het management en kan variëren van betamelijk gedrag tot specifieke inhoudelijke kwesties, waarbij gedrag niet altijd de drijfveer hoeft te zijn.
Combinatiefunctie
Het combineren van de werkterreinen van een Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen en een Vertrouwenspersoon Integriteit biedt belangrijke voordelen. In de praktijk kiezen 90% van de vertrouwenspersonen ervoor om deze functies te combineren.
Interne of Externe Vertrouwenspersoon?
Wat doet een interne vertrouwenspersoon anders dan een externe vertrouwenspersoon? Wat zijn de voordelen van een interne of externe vertrouwenspersoon?
Interne Vertrouwenspersoon
Voordelen interne vertrouwenspersoon:
- Goed bekend met de organisatie: Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatiecultuur; -structuur en -processen goed, waardoor zij gemakkelijk toegang hebben tot relevante informatie en contacten. Een interne vertrouwenspersoon kan gemakkelijker samenwerken met andere interne belanghebbenden, zoals leidinggevenden, de ondernemingsraad (OR), HR en beleidsmakers, om een veilige en gezonde werkomgeving te bevorderen.
- Vertrouwdheid: Sommige medewerkers voelen zich comfortabeler om hun zorgen te delen met iemand die ze al kennen en waarmee ze regelmatig in contact staan, maar let op sommige melders juist absoluut niet.
- Nabijheid: De nabijheid van een interne vertrouwenspersoon kan drempelverlagend werken en hierdoor kan er eerder gemeld worden. Soms kan bijvoorbeeld een klein probleem waarvoor een medewerker niet naar een externe vertrouwenspersoon zou stappen worden opgelost bij het koffiezetapparaat. Een situatie kan op deze wijze eerder worden opgepakt wat een de-escalerend effect heeft
Nadelen interne vertrouwenspersoon:
- Mogelijke belangenconflicten: Een interne vertrouwenspersoon kan te maken krijgen met belangenconflicten, zoals loyaliteit aan het management of collega’s, waardoor de vertrouwelijkheid of onpartijdigheid in het geding kan komen. Binnen een kleine organisatie kan hier snel sprake van zijn.
- Minder objectiviteit: Door hun betrokkenheid bij de organisatie kunnen interne vertrouwenspersonen beïnvloed worden door bestaande relaties en dynamieken, waardoor hun objectiviteit mogelijk kan worden beïnvloed. Dit gebeurt doorgaand vaker en sneller bij kleinere ondernemingen.
- Minder gespecialiseerd en minder tijd: Een interne vertrouwenspersoon heeft naast zijn rol ook een (volledige) baan binnen de organisatie. Vaak is er gemiddeld 4 uur per week ingecalculeerd voor vertrouwenswerk. Hierdoor is er minder tijd om expertise op te bouwen en bij een zware case kan werkbelasting te zwaar worden.
- Verhouding organisatie en vertrouwenspersoon: Om een interne vertrouwenspersoon goed te kunnen laten functioneren moeten er een aantal zaken goed geregeld worden. Om belangenconflicten te voorkomen moet er eigenlijk sprake zijn van dezelfde rechten als OR- leden en ontslagbescherming.
Externe Vertrouwenspersoon
Voordelen externe vertrouwenspersoon:
- Onafhankelijkheid en neutraliteit: Een externe vertrouwenspersoon staat los van de organisatie en kan daardoor een onafhankelijke en neutrale positie innemen bij het behandelen van meldingen. Of beter gezegd echt de belangen van de medewerker behartigen.
- Verhoogd vertrouwen en vertrouwelijkheid: Medewerkers kunnen zich mogelijk vrijer voelen om vertrouwelijke informatie te delen met een externe vertrouwenspersoon, omdat er geen directe banden zijn met de organisatie. Dit kan een drempelverlagend effect hebben.
- Verhoogd gevoel van anonimiteit: Bij een externe vertrouwenspersoon kan volledig anoniem contact gelegd worden en wanneer er geen melding gedaan wordt kan melder volledig anoniem blijven.
- Expertise en ervaring: Externe vertrouwenspersonen hebben vaak gespecialiseerde kennis en ervaring op het gebied van vertrouwenswerk, waardoor ze effectieve begeleiding en ondersteuning kunnen bieden.
- Intervisiegroepen: Externe vertrouwenspersonen zijn vaker aangesloten bij bij één of meerdere intervisiegroepen. Lastige cases worden hier vertrouwelijk voorgelegd aan een netwerk vol met de expertise van externe vertrouwenspersonen.
Nadelen externe vertrouwenspersoon:
- Minder bekend met de organisatie: Een externe vertrouwenspersoon heeft mogelijk meer tijd nodig om de organisatie te leren kennen en specifieke contextuele informatie te begrijpen.
- Mogelijk lastiger om te signaleren en adviseren: Wanneer er geen meldingen zijn kan het lastiger zijn voor een externe vertrouwenspersoon om ongewenst gedrag te signaleren en het bestuur te adviseren gezien beperkte betrokkenheid.
Het kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon hangt dus af van de specifieke behoeften en omstandigheden van de organisatie. Beide opties hebben hun voor- en nadelen op het gebied van bekendheid met de organisatie, neutraliteit, vertrouwelijkheid en expertise. Voor kleinere organisatie van onder de 50 medewerkers is het raadzaam een externe vertrouwenspersoon in te schakelen vanwege de vertrouwelijkheid en (de schijn van) belangenverstrengeling. Voor bedrijven boven de 50 medewerkers zijn wij van mening dat er geen sprake hoeft te zijn van een keuze, maar van een combinatie. Lees hieronder waarom.
De kracht van een combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen
Wij zijn van mening dat in de ideale situatie sprake is van een interne en externe vertrouwenspersoon, of afhankelijk van de grote van de organisatie meerdere interne en externe vertrouwenspersonen. Deze benadering biedt een unieke en krachtige combinatie van voordelen, waardoor organisaties optimaal kunnen profiteren van de expertise en betrokkenheid van beide partijen.
Synergie van deskundigheid
Door zowel interne als externe vertrouwenspersonen in te zetten, profiteert de organisatie van de synergie van hun deskundigheid. Interne vertrouwenspersonen hebben diepgaande kennis van de organisatie, terwijl externe vertrouwenspersonen waardevolle externe perspectieven en ervaringen inbrengen. Het loont ook om interne en externe vertrouwenspersonen met elkaar in contact te brengen. Een externe vertrouwenspersoon kan als sparringpartner fungeren voor een intern vertrouwenspersoon en soms kunnen ze zelfs samen optrekken bij een complexe casus.
Toegankelijkheid en Keuzevrijheid
Sommige medewerkers zullen de voorkeur hebben om met een bekende te spreken en veel medewerkers hebben dit juist niet. De combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen biedt medewerkers toegankelijkheid en keuzevrijheid. Ze kunnen kiezen met wie ze zich het meest comfortabel voelen om hun zorgen te delen, wetende dat er altijd een geschikte vertrouwenspersoon beschikbaar is.
Besparing kosten
Hoewel een externe vertrouwenspersoon waardevolle expertise en onafhankelijkheid biedt, kan het inschakelen van externe diensten op lange termijn hogere kosten met zich meebrengen. Door de combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen kunnen organisaties deze kosten beperken en toch profiteren van externe input wanneer dat nodig is.
Het inzetten van interne en externe vertrouwenspersonen met een hoger expertiseniveau kan daarentegen weer leiden tot kostenbesparingen. Bijvoorbeeld, door eerder de-escalerende resultaten te behalen, kunnen langdurige conflicten en juridische procedures worden voorkomen. Dit resulteert in aanzienlijke besparingen op eventuele juridische verdediging en schadevergoedingen.
Het combineren van interne en externe vertrouwenspersonen biedt dus niet alleen financiële voordelen op korte termijn, maar ook op lange termijn door het minimaliseren van externe consultancykosten en het voorkomen van potentieel dure juridische en compensatiekosten. Hierdoor kunnen organisaties hun financiële middelen efficiënter inzetten en tegelijkertijd een hoogwaardige ondersteuning bieden aan medewerkers.
