Wat is een gedragscode?
Een gedragscode, ook wel gedragsregels genoemd, is een document dat de normen, waarden en richtlijnen beschrijft die de gewenste gedragingen en omgangsvormen binnen een organisatie voorschrijven. Het dient als leidraad voor het gedrag van leidinggevenden en medewerkers en legt de verwachtingen vast met betrekking tot ethiek, integriteit, professioneel en sociaal gedrag en verantwoordelijkheden binnen de bedrijfsfeer. Een gedragscode bevordert een positieve werkcultuur, ondersteunt naleving van wet- en regelgeving en draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen binnen en buiten de organisatie. Het is essentieel dat medewerkers bekend zijn met de gedragscode en deze in hun dagelijkse werkzaamheden toepassen. Het is aan te bevelen de rol en de positie van een vertrouwenspersoon op te nemen in de gedragscode.
Waarom is een gedragscode belangrijk?
Management en bestuur dragen met de gedragscode uit dat zij een fijne werkcultuur willen bevorderen en het tegengaan van integriteitsschendingen en ongewenste omgangsvormen serieus nemen. Een gedragscode draagt bij aan een betere en veiligere werkcultuur en heeft daarmee een positief effect op de productiviteit van medewerkers en op het verminderen van de psychosociale arbeidsbelasting. Het kan ook bijdragen aan de dialoog op de werkvloer over gewenste en ongewenste omgangsvormen en gedragingen. Door medewerkers een gedragscode te laten ondertekenen hebben medewerkers tevens kennis genomen van de gedragsregels en kan deze zelfs juridische grondslag hebben: als medewerkers er zich niet aan houden kunnen zij een waarschuwing krijgen of zelfs worden ontslagen.
Is een gedragscode verplicht?
Een gedragscode is niet wettelijk verplicht. Er zijn echter situaties waarin specifieke wet- en regelgeving vereist dat bepaalde organisaties een gedragscode implementeren. Dit kan het geval zijn in gereguleerde sectoren zoals de financiële sector, de gezondheidszorg of bij overheidsinstanties. De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) controleert echter wel op een aantal zaken om te beoordelen of werkgevers beleid voeren op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Werkgevers zijn hierbij verplicht om de risico’s in kaart te brengen middels een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). In het plan van aanpak dat werkgever vervolgens opstelt moeten interventies en maatregelen worden opgenomen om de risico’s tegen te gaan. Eén van de maatregelen waar de Nederlandse Arbeidsinspectie op controleert is de aanwezigheid van een gedragscode Als deze niet aanwezig is, moet jij als organisatie aantonen hoe dit onderdeel wel terugkomt in jouw beleid.
Is er verschil tussen gedragscode integriteit en gedragscode gewenste omgangsvormen?
In het verleden was het gebruikelijk voor organisaties om alleen een gedragscode integriteit te hanteren en niet een gedragscode gewenste omgangsvormen. Tegenwoordig zie je steeds vaker één gedragscode die zowel gedragingen omtrent integriteit als gewenste omgangsvormen voorschrijven. Dat is immers niet gek, want een gedragscode schrijft gedragingen voor: dat kunnen gedragingen zijn zowel in de zakelijke sfeer zijn; hoe gaat men bijvoorbeeld om met belangenverstrengeling en geschenken van derden. Maar ook om gedragen in sociale sfeer; hoe gaat men om met collega’s en hoe juist niet. In principe is een uiting van ongewenste omgangsvormen een integriteitsschending omdat er niet integer gehandeld wordt.
Voorbeelden van een goede gedragscode: Gedragscode integriteit Rijk en TNO handreiking gedragscode (on)gewenste omgangsvormen
Als je zelf aan de slag wilt met het maken van een goede gedragscode voor jouw organisatie kan je de TNO handreiking gedragscode (on)gewenste omgangsvormen nalezen en de gedragscode Integriteit Rijk van de Rijksoverheid als voorbeeld gebruiken. Het naslagwerk van TNO gaat expliciet over interne (on)gewenste omgangsvormen en niet zozeer over ongewenste omgangsvormen van derden (patiënenten, klanten, cliënten) of over integriteitsissues. De gedragscode van het Rijk behelsd zowel integer handelen als gewenste omgangsvormen.
Hoe maak ik een goede gedragscode?
Bij het maken van een gedragscode zijn in ieder geval de volgende zaken van belang:
- Werkgever is verantwoordelijk voor de gedragscode;
- Betrek de juiste mensen binnen jouw organisatie om draagvlak te creëren;
- Kijk naar de diversiteit binnen jouw organisatie en de verschillende culturen die vertegenwoordigd zijn.
Grotere organisaties hebben vaak meerdere stakeholders denk aan compliance, HR, integriteitsfunctionarissen, de arbo-arts, een vertrouwenspersoon, bedrijfsmaatschappelijk werk en de OR. Bij kleinere organisaties zijn deze functies er vaak niet maar is vooralsnog belangrijk om goed te kijken wie kan bijdragen aan het opstellen van de gedragscode, zodat het breed gedragen wordt door zowel management als medewerkers.
Kijken naar diversiteit is van belang omdat er grote verschillen kunnen zijn tussen hoe men met elkaar omgaat en dat cultureel bepaald is. In Aziatische werkculturen bijvoorbeeld zie je vaker meer hiërarchie terwijl in de Nederlandse werkcultuur het gebruikelijk is om platter georganiseerd te zijn. Zo zie je vaker dat het normaal is om tegenspraak te geven aan leidinggevenden en management in Nederlandse werkculturen, terwijl dit aanstootgevend kan zijn in een Aziatische werkomgeving. Bij het ontwikkelen van de gedragscode is het belangrijk om goed te kijken naar de achtergronden van werknemers om zo meer draagvlak te creëren.
Vaak zie je dat de volgende elementen terugkomen in een gedragscode:
- Missie en visie van de organisatie
- Kernwaarden van de organisatie
- Waarom deze gedragscode
- Integriteitsvoorschriften
- Gewenste omgangsvormen
- ongewenst of grensoverschrijdend gedrag
- Rol en verwijziging naar vertrouwenspersoon of integriteitscoördinator
Hoe implementeer en borg ik de gedragscode in mijn organisatie?
In hoeverre de gedragscode succesvol nageleefd wordt en daarmee effectief is heeft alles te maken met de implementatie van de gedragscode en het ‘levend houden’ van het document.
Wat betreft de implementatie van de code is dus belangrijk dat het draagvlak heeft, maar ook dat de OR hier in is meegenomen. De OR heeft namelijk volgens de wet op de ondernemingsraden (de WOR) instemmingsrecht over veel zaken die in een gedragscode zijn opgenomen.
Als de gedragscode eenmaal gereed is zijn de volgende punten van belang:
- De gedragscode moet voor iedereen toegankelijk zijn (zet het op een gedeelde schijf of intranet);
- Laat huidige én nieuwe medewerkers tekenen voor ontvangst en kennisname van de gedragscode, waardoor het ook een juridisch karakter krijgt;
- Maak de gedragscode onderdeel van de HR-cyclus of functioneringsgesprekken;
- Communiceer actief over de gedragscode en ontwikkel trainingen over gewenste omgangsvormen en integriteit.
