Wat is een abonnement vertrouwenspersoon?
Een abonnement vertrouwenspersoon biedt werknemers altijd toegang tot een vertrouwenspersoon en zijn ondersteuning. In plaats van alleen incidentele bijstand te krijgen bij ongewenst gedrag of integriteitskwesties, kunnen werknemers met een abonnement op elk moment contact opnemen met de externe vertrouwenspersoon. In de praktijk werken de meeste externe vertrouwenspersonen met een abonnementsvorm.
Wat zijn de gemiddelde kosten voor een abonnement vertrouwenspersoon?
De gemiddelde kosten voor een abonnement op een externe vertrouwenspersoon kunnen variëren, afhankelijk van verschillende factoren, zoals de omvang van de organisatie, het aantal medewerkers en de specifieke diensten die worden aangeboden. Over het algemeen zijn er twee soorten kosten verbonden aan een abonnement vertrouwenspersoon:
Vaste kosten abonnement vertrouwenspersoon
Vaste kosten in het abonnement van de vertrouwenspersoon zijn de periodieke kosten die een organisatie betaalt om toegang te krijgen tot de diensten van een vertrouwenspersoon. Deze kosten kunnen maandelijks, per kwartaal of jaarlijks in rekening worden gebracht en zijn gebaseerd op het gekozen abonnementsmodel. De vaste kosten kunnen variëren van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s per jaar, afhankelijk van de omvang en behoeften van de organisatie.
Variabele kosten abonnement vertrouwenspersoon
Naast de vaste abonnementskosten kunnen er aanvullende kosten in rekening worden gebracht voor specifieke diensten, situaties of het uurtarief van de vertrouwenspersoon. Dit kunnen bijvoorbeeld kosten zijn voor extra training of workshops, kosten voor ondersteuning bij incidenten of kosten voor specifieke rapportages en verslaglegging. Deze aanvullende kosten kunnen op maat worden gemaakt op basis van de behoeften van de organisatie en kunnen variëren afhankelijk van de gevraagde diensten.
Het is belangrijk om op te merken dat de exacte kosten voor een abonnement vertrouwenspersoon sterk kunnen verschillen per aanbieder en de specifieke afspraken die worden gemaakt. Het is raadzaam om offertes op te vragen bij verschillende aanbieders en goed te kijken naar wat er wel en niet is inbegrepen in het abonnement. Zo kan een wellicht duurder abonnement een bredere dekking en meer diensten bieden, waardoor je uiteindelijk voordeliger uit bent. In een SLA service level agreement of een contract kunnen afspraken gemaakt worden over het abonnement die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Wil je meer informatie over de kosten
Diensten en Service Level Agreements (SLA’s) abonnement vertrouwenspersoon
Over welke onderwerpen kun je afspraken maken bij het afsluiten van een abonnement en contract met een vertrouwenspersoon?
Voorlichting
Als werkgever ben je verplicht om een beleid te voeren tegen Psychosociale Arbeidsbelasting. De arbeidsinspectie controleert of er voorlichting is op het gebied van ongewenst gedrag voor leidinggevenden en medewerkers. De vertrouwenspersoon is de uitgelezen persoon om deze taak op zich te nemen. Normaliter is deze voorlichting niet inclusief in het abonnement en wordt er een uurtarief in rekening gebracht.
Bereikbaarheid
Een snelle reactie is erg belangrijk voor een melder. Zelfs als de vertrouwenspersoon niet direct tijd heeft, kan een terugkoppeling van ontvangst al veel betekenis hebben voor de medewerker. Vanuit goed werkgeverschap kun je een afspraak hierover maken. Gebruikelijk is een reactie binnen 24 of 48 uur. Een abonnement wordt vaak afgesloten bij een organisatie, deze organisatie moet dan ook bij afwezigheid van de vertrouwenspersoon een passende vervanging faciliteren.
Vertrouwelijkheid
Middels het intern verschoningsrecht wordt juridisch vastgelegd dat een vertrouwenspersoon niet verplicht kan worden door om vertrouwelijke informatie te delen met derden, inclusief het management of de werkgever. Dit is een belangrijk onderdeel voor de organisatie om te borgen dat vertrouwelijke informatie niet op straat belandt en het is essentieel voor de vertrouwenspersoon om een vertrouwelijke band kan opbouwen met medewerkers. Zorg dus altijd dat dit opgenomen is in het contract met een externe vertrouwenspersoon.
Zichtbaarheid
Over de zichtbaarheid van een vertrouwenspersoon worden weinig afspraken gemaakt. Het is echter van groot belang dat dit wel gebeurt. Sommige aanbieders sturen wat brochures en visitekaartjes af bij het begin van de samenwerking en hier houdt het mee op. Bij de grotere organisaties is er veelal een sectie op het intranet ingericht waar de externe vertrouwenspersoon staat vermeld. Het komt echter erg vaak voor dat de medewerkers op de werkvloer niet weten van het bestaan van de vertrouwenspersoon, laat staan hoe deze te bereiken. Wanneer er sprake is van eerder genoemde voorlichting of kennismaking bij een teamoverleg is de vertrouwenspersoon beter zichtbaar en dit werkt drempelverlagend.
Gratis spreekuur of een gratis gesprek
In sommige abonnementen wordt afgesproken dat het eerste gesprek gratis is of is er zelfs sprake van een gratis spreekuur. Een gratis spreekuur kan een drempelverlagende werking hebben. Kijk wel naar de lengte van het gratis spreekuur. Als dit korter is dan een uur leert de praktijk dat het benodigde vertrouwen niet gewonnen is en de situatie niet in kaart is gebracht en de melder niet geholpen is. Een gratis eerste gesprek werkt minder drempelverlagend voor medewerkers, want die weten niet of ze onder het eerste gratis gesprek vallen. Dit kan in feite vertaald worden naar 1 uur niet gefactureerd als korting voor de werkgever.
Jaarverslag vertrouwenspersoon
Een jaarverslag is belangrijk omdat het inzicht geeft in de activiteiten en resultaten van de vertrouwenspersoon, bevordert verantwoording en transparantie. Sommige abonnementen bieden een gratis jaarverslag aan. Let wel op dat de kwaliteit niet verloren gaat. Een groot stuk van het advies aan de organisatie hoort terug te komen in het rapport.
Overige zaken
Er kunnen ook afspraken gemaakt worden op het gebied van jaarlijkse evaluaties, kwaliteitsborging, reistijd en reiskostenvergoeding, enzovoort.
Vergelijking abonnement vertrouwenspersoon
Wanneer je kiest voor een samenwerking met een externe vertrouwenspersoon, is het belangrijk dat je kijkt welke dienstverlening er in het abonnement zit en wat belangrijk is voor de organisatie.
