Een vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol bij het waarborgen en stimuleren van een veilige werkcultuur. Maar is het hebben van een vertrouwenspersoon verplicht? In dit artikel zullen we deze vraag beantwoorden. Ook gaan we in op relevante wetgeving, initiatieven en verplichtingen voor organisaties met betrekking tot sociale veiligheid op de werkvloer. In de Arbowet valt dit onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Op de vraag is een vertrouwenspersoon verplicht is het moeilijk om een eenduidig antwoord te geven. Op het moment van schrijven (d.d. 30 juni 2023) is het nog niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Echter ben je volgens de Arbowet wel verplicht om te zorgen voor de veiligheid en gezondheid van werknemers inzake alle met de arbeid verbonden aspecten. Artikel 2 van de Arbowet verplicht de werkgever om beleid te voeren gericht op voorkoming dan wel beperking van de psychosociale arbeidsbelasting (PSA). In de huidige wet is het dus wel verplicht om PSA-beleid te voeren, maar is het aanstellen van een vertrouwenspersoon nog niet verplicht. Het is wel een manier om aan verschillende wettelijke verplichtingen te voldoen.
Het initiatiefwetsvoorstel van Senna Maatoug (GroenLinks).
Het initiatiefwetsvoorstel van Maatoug stelt hier echter een wijziging op voor. Deze wijziging houdt in dat werkgevers in de toekomst wel verplicht zijn om een interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen bij organisaties waar meer dan tien medewerkers werken.
Zo worden in de Arbeidsomstandighedenwet een aantal artikelen gewijzigd en toegevoegd die expliciet ingaan op de rol van een vertrouwenspersoon. De belangrijkste toevoeging is artikel 13a: Bijstand door vertrouwenspersonen. Dit wetsartikel regelt de volgende zaken:
- Werknemers die op de werkvloer te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen moeten zich kunnen wenden tot een interne of externe vertrouwenspersoon.
- Als de organisatie een ondernemingsraad of personeelsvereniging heeft, moet de keuze voor de vertrouwenspersoon (en de verlenging en beëindiging van die persoon) aan deze organen worden voorgelegd.
- De taken van een vertrouwenspersoon
- De vertrouwenspersonen moeten beschikken over een zodanige onafhankelijkheid en deskundigheid. Zo moet de vertrouwenspersoon vrij zijn van belangenconflicten en beschikken over de benodigde kennis en vaardigheden om diens functie adequaat uit te voeren. De kwaliteits- en scholingseisen aan vertrouwenspersonen worden in nadere regelgevingen uitgewerkt. Dit om een wildgroei van malafide aanbieders te voorkomen en te zorgen dat vertrouwenspersonen goed opgeleid en up-to-date zijn met betrekking tot relevante kennis en vaardigheden.
Actuele status initiatiefwet Maatoug
Op 23 mei heeft de Tweede Kamer ingestemd met het voorstel van Maatoug, waardoor de wet is aangenomen en de verplichting van een vertrouwenspersoon aanzienlijk dichterbij is gekomen. Meer dan 95% van de wetsvoorstellen die worden aangenomen in de Tweede Kamer worden ook goedgekeurd in de Eerste Kamer.
Op 20 juni is de procedure besproken in de Eerste Kamer. Er kan niet precies worden gezegd wanneer het wetsvoorstel in de Eerste Kamer ter stemming zal worden gebracht.
Er zijn enkele addenda toegevoegd aan het wetsvoorstel, waarvan de belangrijkste leidt tot een verplichting voor alle organisaties in Nederland, vanaf 10 FTE, om een vertrouwenspersoon aan te stellen.
De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)
De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) legt verschillende verplichtingen op aan werkgevers om een sociaal veilige werkomgeving te waarborgen. Volgens de Arbowet moet een werkgever:
- Een beleid voeren gericht op het voorkomen en beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder ongewenst gedrag en werkdruk.
- Risico’s op het gebied van PSA inventariseren en evalueren.
- Maatregelen nemen om risico’s op het gebied van PSA te voorkomen of te beperken.
Een vertrouwenspersoon kan een belangrijke rol spelen bij het invullen van het verplichte beleid op het gebied van sociaal veilige werkomgeving.
Door het aanstellen van een vertrouwenspersoon en het effectief implementeren van het beleid op het gebied van sociaal veilige werkomgeving, kunnen werkgevers voldoen aan hun wettelijke verplichtingen en bijdragen aan een positieve en gezonde werkcultuur. Het voeren van een goed beleid op een sociaal veilige werkcultuur begint eigenlijk bij de RI&E.
Is een vertrouwenspersoon verplicht in de RI&E en het PvA?
Iedere werkgever is verplicht gericht te zoeken naar methoden om de veiligheid en arbeidsomstandigheden binnen het bedrijf te verbeteren. Dit gebeurt middels de verplichte Risico Inventarisatie & Evaluatie en het Plan van Aanpak en geld voor iedere ondernemer met personeel. De werkgever moet binnen dit plan een inventarisatie en evaluatie uitvoeren van de risico’s op psychosociale arbeidsbelasting binnen de organisatie. Hierbij worden mogelijke oorzaken, gevolgen en preventieve maatregelen in kaart gebracht. Het doel van de RI&E is het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving voor werknemers.
In het plan van aanpak staan de maatregelen die genomen worden tegen de in kaart gebrachte risico’s en binnen welke termijn de maatregelen worden getroffen. Het Ministerie van Sociale Zaken (SZW) en Werkgelegenheid benoemt een slechte werksfeer en ongewenste omgangsvormen als de meest voorkomende arbeidsrisico’s in de RI&E. De door SZW voorgestelde maatregelen hiervoor zijn het voeren van een beleid en het inschakelen van een vertrouwenspersoon. Is een vertrouwenspersoon verplicht? Nee, maar het is een direct uitvloeisel van de verplichte RI&E. Er zijn meerdere mogelijkheden om een RI&E te maken. Op de website rie.nl staan hulpmiddelen en tools per branche die je kunnen helpen met het opstellen van een RI&E. Je kan het opstellen van een RI&E ook laten uitvoeren door een arbo professional.
Preventiemedewerker
In Nederland is een preventiemedewerker verplicht voor ieder bedrijf, ongeacht de omvang of branche. De preventiemedewerker speelt een belangrijke rol bij het uitvoeren van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Samen met de vertrouwenspersoon kan de preventiemedewerker een belangrijke rol spelen bij het creëren van een veilige werkomgeving.
Is een vertrouwenspersoon verplicht voor de Arbeidsinspectie?
De Arbeidsinspectie speelt een belangrijke rol bij het toezicht op en handhaving van de arbeidsomstandigheden in Nederland. De Arbeidsinspectie heeft een controlerende rol als het gaat om de naleving van de Arbowet. Ze hanteren een checklist met 10 punten met betrekking tot ongewenste omgangsvormen, waarop organisaties worden gecontroleerd:
- Is er een actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) inclusief plan van aanpak?
- Zijn er gedragsregels opgesteld?
- Is er voorlichting over ongewenst gedrag gegeven aan leidinggevenden?
- Wordt er getoetst of leidinggevenden ingrijpen bij ongewenst gedrag?
- Is er een goed opgeleide en gemakkelijk vindbare vertrouwenspersoon aanwezig?
- Is er een bekende klachtenregeling voor medewerkers?
- Zijn er procedures voor de opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag?
- Zijn er duidelijke afspraken over de aanpak van daders?
- Wordt er voorlichting gegeven over ongewenst gedrag aan alle medewerkers?
- Vindt er een regelmatige evaluatie en bijstelling van het beleid plaats?
Met behulp van een zelf-inspectie tool kan een organisatie vrij eenvoudig controleren of zij aan deze eisen voldoet. Opmerkelijk is de eis van de Arbeidsinspectie dat er een vertrouwenspersoon aanwezig moet zijn, hoewel dit nog niet wettelijk verplicht is. Echter wordt dit toegelicht als: “er moet een vertrouwenspersoon zijn, tenzij de organisatie kan aantonen dat er iets vergelijkbaars is geregeld.”
Wet bescherming klokkenluiders
De wet bescherming klokkenluiders is een belangrijk onderdeel van het arbeidsrecht en heeft tot doel het bevorderen van integriteit en transparantie binnen organisaties. Deze wetgeving biedt bescherming aan medewerkers die misstanden willen melden, zoals fraude, corruptie, discriminatie of andere illegale activiteiten.
Volgens deze wet zijn werkgevers met 50 of meer medewerkers verplicht om een meldregeling in te stellen. Deze regeling biedt medewerkers een veilige en vertrouwelijke manier om vermoedens van misstanden te melden.
Een belangrijk aspect van de meldregeling is het aanstellen van een ‘vertrouwelijke adviseur’. Deze adviseur fungeert als onafhankelijk aanspreekpunt voor medewerkers die een melding willen doen. De vertrouwelijke adviseur biedt ondersteuning, advies en begeleiding gedurende het meldproces. Hierdoor kunnen medewerkers met vertrouwen en zonder angst voor represailles hun zorgen uiten en bijdragen aan een integere werkomgeving.
Deze ‘vertrouwelijke adviseur’ hoeft dus volgens de wet niet perse een vertrouwenspersoon te zijn, maar het Huis voor Klokkenluiders beschouwt de vertrouwenspersoon wel als een onmisbare integriteitsvoorziening. In verschillende sectoren zijn werkgevers echter al wel verplicht tot het hebben van een vertrouwenspersoon, vanwege sectorale codes, afspraken, branche- en bedrijfs-cao’s.
Vanaf wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?
Hoewel een vertrouwenspersoon momenteel nog niet wettelijk verplicht is, komt dit wel steeds dichterbij met het initiatiefwetsvoorstel van Maatoug van Groenlinks. De vraag is eerder vanaf wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht in plaats van gaat het verplicht worden? Het hebben van een vertrouwenspersoon in een organisatie is essentieel voor het waarborgen van een veilige werkomgeving en het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Een vertrouwenspersoon is een uitvloeisel van wettelijk verplicht beleid en de arbeidsinspectie controleert op de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon. Mocht deze er niet zijn, dan moet een organisatie kunnen aantonen dat er iets vergelijkbaars is ingeregeld.
