Een formele klachtenregeling is een gestructureerd en officieel proces binnen een organisatie dat specifiek is ontworpen om klachten van medewerkers te behandelen. Het biedt medewerkers een duidelijk kader en procedures om een klacht in te dienen en op te lossen. Een formele klachtenregeling omvat vaak stappen zoals het indienen van een schriftelijke klacht, het onderzoeken van de klacht, het horen van betrokken partijen, het nemen van passende maatregelen en het informeren van de klager over de uitkomst van het proces. Het doel van een formele klachtenregeling is om een eerlijke en objectieve behandeling van klachten te waarborgen en te zorgen voor een adequate oplossing en eventuele opvolging van de klacht.